Vi definierar Lean som verksamhetsutveckling med fokus på:

  • Respekt för individen ‐ med strävan att skapa delaktighet och engagemang hos alla i verksamheten.
  • Eliminering av slöserier ‐ ta bort alla aktiviteter som inte skapar värde för kunden.
  • Ständiga och systematiska förbättringar ‐ minska frustrationen i vardagen och kontinuerligt öka värdet för kunden.
  • Värdeflöden ‐ se kundens resa och ständigt utmana våra processer utifrån dennas resa.

Det krävs att vi ser helheten, att det finns en transparens, ett bra ledarskap samt ett engagerat medarbetarskap. Då hela organisationen ska arbeta med Lean som verksamhetsstrategi innebär det att alla (varje funktion, avdelning, enhet och grupp i organisationen) ständigt måste ställa sig följande två frågor:

  • Gör vi rätt saker? ‐ Hur kan vi bidra till att hela organisationen fungerar bättre? Vi ifrågasätter varje aktivitet om den verkligen skapar värde för dem vi är till för.
  • Gör vi saker på rätt sätt? ‐ Hur kan vi fungera bättre, med mindre slöserier, i våra processer?
Struktur är nyckeln

Lean-tavlan - navet i förbättringsarbetet

För att få fokus på rätt saker behövs struktur. De förbättringar som verksamheten identifierat behöver samlas och ges en prio. Detta görs enklast med återkommande avdelningsmöten vid en lean-tavla. Varje team bestämmer själva vad tavlan behöver innehålla för att just deras förbättringsarbete skall ske så enkelt som möjligt men exemplet nedan har med några av de vanligaste elementen.

Mall för en leantavla

En mall för en leantavla

Inkomna förslag

Nya förslag

En av grundpelarna i lean säger att varje person som arbetar i verksamheten kan komma med förbättringsförslag. Därför bör varje lean-tavla innehålla tomma lappar där medarbetarna själva kan skriva nya förslag. I de flesta fallen räcker det med en enkel mall som förklarar det existerande problemet och varför det existerar.

Ladda hem mall för lean-förslag

Vad är ett förbättringsförslag?

Ett vanligt problem när man börjar jobba med lean är att tavlan blir en förslagslåda med goda idéer som medarbetare vill genomföra, det är inte tanken. Lean handlar snarare om att samla in och visualisera existerande problem och slöserier i verksamheten. De förslag som finns på tavlan skall direkt kunna kopplas till ett existerande problem i verksamheten.

Prioritering

Var skall vi börja?

Varje lean-möte bör börja med att titta på inkomna förslag och diskutera hur de skall prioriteras och delegeras i teamet. Enklast är att ha en yta på lean-tavlan med existerande ärenden och helt enkelt säga att översta lappen i högen har högst prio. Precis som inom t.ex. SCRUM är prion levande och kan ändras i takt med att nuläget förändras.

Pågående arbete

Aktuell status är nyckeln till att inte fastna

När prion är satt så är det dags att delegera uppgifter. Varje inkommet förslag ges en ansvarig och sätts upp som en pågående aktivitet. Ett tips är att inte starta för många aktiviteter samtidigt, försök att hålla det till 3-5st i taget. Här kan det vara bra att spara, den ofta ganska detaljerade, förslagslappen och istället ge varje insats ett namn. Om det är en större insats som behöver göras så är ett tips att jobba efter den s.k. PDCA-modellen:

  • Plan ‐ Analysera problemet och fundera på ett antal lösningar.
  • Do ‐ Välj en av lösningarna och testa den så enkelt som möjligt
  • Check ‐ Kontrollera effekten av testet, uppnåddes det tänkta resultatet?
  • Act ‐ Om testet lyckades så går vi vidare och genomför hela lösningen, om testet misslyckades så itererar vi och testar igen

När man fastnar...

Ett vanligt hinder i leanarbetet är att man inte kommer framåt för att man har t.ex. beroenden till andra avdelningar. När det händer så får inte det övriga lean-arbetet stanna upp. Därför finns det en väntelista på tavlan. De förslag som avdelningen inte själva kan lösa sätts upp där i väntan på att t.ex. en annan avdelning förändrat sin process.

Genomförda förslag

Varför spara det som redan gjorts?

Ofta så genomför vi en uppgift och glömmer den sedan. Givetvis är det bra att blicka framåt men det gör också att vi ofta missar uppföljningen av våra aktiviteter. När ett förslag är genomfört är det ofta bra att de en minut och diskutera igenom vilka effekter man uppnått och vad man lärt sig.

  • Har kvalitén på arbetet ökat?
  • Går det snabbare att genomföra uppgiften nu?
  • Har vi sparat pengar genom att införa t.ex. det nya arbetssätet
  • Vad har vi lärt oss?
Kompassriktningen

Uppföljning och långsiktighet

Den tredje spalten i tavlan ovan handlar om det långa perspektivet. Även om lean handlar mycket om vad som kan förändras här och nu så det viktigt med en kompassriktning. Vart är det vi vill helt enkelt?

Indikatorer

Ett bra sätt att få koll på att man blir bättre är långsiktiga indikatorer. Beroende på verksamhet så kan de se väldigt olika ut men några exempel kan vara:

  • Hur lång väntetid har våra kunder?
  • Hur många ärenden hanterar vi per dag?
  • Hur många gånger återkommer en kund i ett ärende?

Verksamhetsplanen

Oftast defineras en avdelnings uppdrag i någon form av verksamhetsplan eller annan typ av övergripande strategi. För att effektivt kunna koppla den till det dagliga arbetet är det en god idé att låta de dokumenten vara en del av lean-tavlan. Förhoppningen är så klart att era verksamhetsplaner på ett bra sätt visar den kompassriktning avdelningen bör sträva efter.

Uppföljning

När ett förslag genomförts landar man ofta i att någon typ av uppföljning behöver genomföras längre fram för att säkerställa att man uppnått önskad effekt. För att det inte skall glömmas av finns en speciell ruta för det på lean-tavlan. Använd den för att påminna om aktuella uppföljningar.

Jobbar du inom Region Halland och är sugen på att komma igång med Lean? Ta kontakt med Edna Sinkjaer-Sköld, regionens Lean-coach.